Unsere Werkzeuge

Kann der Leistungsträger kein elektronischen AVIS zur Verfügung stellen, muss die Einrichtung in der Regel die Zahlungseingänge einzeln auf die Debitoren verbuchen. Um dieses zu unterstützen, kann man in einer Excel Auswertung alle Rechnungen an den entsprechenden Leistungsträgern anzeigen lassen. In der Excel Tabelle können dann Abweichungen zwischen der berechneten und bezahlten Summe pro Betreuten erfasst werden, anschließend werden die Werte als Buchungsdatei bereit gestellt und automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen.

Mit dem Tool BEVIA-PROVIA werden die Daten in der Leistungsabrechnung und in der Lohnabrechnung für WfbM Betreute abgeglichen. Falsche Erfassungen werden sofort als Fehler dargestellt. Weiterhin wird die Weiterberechnung der Erstattungsbeträge für die Sozialversicherung pro Betreuten im Monat und Lohn bzw. Leistungsart dargestellt. Vor der Verarbeitung wird folgendes geprüft:

• Verwendung der gleichen Adressnummer für BEVIA Kunde und Abrechnungsfall (zur Sicherstellung der Übergabe der Fehlzeiten BEVIA-PROVIA)
• Abgleichung hinterlegter Kostenstellen pro Betreutem (aus PROVIA Betriebliche Organisation / aus BEVIA Kunde, Gruppe oder Bereich)
• Abgleich hinterlegter Leistungsträger BEVIA-PROVIA

Nach der Verarbeitung können die entsprechenden Beträge zwischen PROVIA und BEVIA abgeglichen werden.

Bei der Digitalisierung von großen Datenmengen sollen häufig Dokumente gleicher Art oder Dokumente für einen Objekttyp, z.B. Kunde, Mitarbeiter, Bewerber etc. gleichzeitig eingescannt werden. Um dieses zu erleichtern, unterstützt der Dokumententrenner diese Tätigkeit.
Dabei unterscheidet der Dokumententrenner zwei Arbeitsweisen:

• Trennung von gleichartigen Dokumenten durch Deckblätter – es können eine große Anzahl von Eingangsrechnungen per Stapel gescannt und durch den Dokumententrenner als einzelne Dateien am gewünschten Ort abgelegt werden.
• Bei Dokumenten für einen Dokumententyp können diese zusätzlich kategorisiert werden, beispielsweise Bewerbungsunterlagen mit Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.
• Trennung von im Stapel eingescannten Dokumenten mit Hilfe eines Barcodes auf dem Deckblatt
• Eingescannte Dokumente mit „sprechenden“ Namen versehen

In der Vergangenheit gab es häufig Differenzen in der Darstellung von Personalaufwand pro Kostenstelle bzw. Einrichtung. Diese Differenzen ergaben sich häufig auf Grund der Auswertung der Zahlen des Lohnkontos in der Lohnabrechnung. In diesen Auswertungen wurden Bewegungsdaten mit abweichenden Kostenstellen und Rückrechnungen im Vormonat und in Vorjahren häufig abweichend zur Fibu dargestellt.
Daher wertet dieses Tool die Daten der Fibu Schnittstelle in PROVIA aus (Stichwort „Fibu2012“). Die Werte werden pro Einrichtung, pro Kostenstelle und pro Mitarbeiter ausgegeben. Die Zuordnung der Kostenstelle zu Einrichtungen erfolgt über eine Baumstruktur. Die Spaltenaufteilung und die Spaltenwerte werden durch eine Baumstruktur eingestellt. Zusätzlich werden diverse Infos zum Mitarbeiter ausgegeben (Vertragsdaten, Stufungsdaten, Tarife, Arbeitszeitanteile etc.).

Mit diesem Tool können für Mitarbeiter Fehlzeiten in unterschiedlichster Form aus PROVIA ausgewertet werden. Dabei können diverse Selektionsvorgaben hinterlegt und gespeichert werden. Die angezeigten Fehlzeiten können auf Wunsch auch als PDF ausgegeben werden.
Eine Zusatzfunktion sind die Ermittlungen der Fehlzeiten für das betriebliche Eingliederungsmanagement. Das Tool ermittelt hierbei die betroffenen Mitarbeiter über die Anzahl und Art der Fehlzeiten und stellt diese für die Erstellung der Einladungsschreiben zur Verfügung. Die Einladung erfolgt dann über die UPM Wordvorlage oder optional über eine integrierte Serienbrieffunktion.

Mit dem Tool Reisekostenabrechnung können sowohl Kilometergeld für Fahrten mit dem Privatfahrzeug als auch eine klassische Reisekostenabrechnung mit Übernachtung, Verpflegungspauschalen und sonstigen Kosten erfasst und geprüft werden. Dabei werden Spesenpauschalen nach den einschlägigen Vorgaben der Finanzämter länderspezifisch abgerechnet. Die Auszahlung der Beträge erfolgt automatisch über die Lohnabrechnung per Schnittstelle. Dreistufige Verarbeitung: Erfassung, Prüfung, Auszahlung.

Mit der UPM Wordschnittstelle können für einzelne Objekte wie beispielsweise Kunde, Mitarbeiter, Spender, Person etc. individuelle Dokumente erstellt werden. Das Tool nutzt dazu die Möglichkeiten innerhalb des MICOS Portals im Bereich Auswertung und Akten. Dabei kann auf alle für das Objekt in der Datenbank gespeicherten Daten zugegriffen werden. Weiterhin stehen die Informationen der Mitarbeiter für die Absenderdaten der Dokumente zur Verfügung, wie Telefondurchwahl oder E-Mail Adresse. Die gewünschten Dokumente können völlig frei im Layout gestaltet werden, daher kann man nicht nur klassische Briefe, sondern auch Berichte, Auswertungen, Verträge (grammatikalisch korrekt) erstellen. Bitte fordern Sie für weitere Informationen unsere ausführliche Modulbeschreibung an.

Mit diesem Tool können Sie in wenigen Schritten die MICOS Echtdatenbank auf das Testsystem übertragen. Das Tool ermöglicht auch „Nichttechnikern“ mit das Übertragen und Einspielen in das Testsystem. Die vielen dafür notwendigen technischen Einzelschritte übernimmt das Tool. Dafür wird eine aktuelle oder schon vorhandene Kopie des Echtsystems verwendet.